Stjórnsýsluhús Dalabyggðar,
    Miðbraut 11,
    370 Búðardal,
    kennitala: 510694-2019
    Sími: 430 4700

    dalir@dalir.is

Umhverfisnefnd - erindisbréf


 

I. Stjórnskipuleg staða

Skipulags- og umhverfisnefnd heyrir beint undir sveitarstjórn Dalabyggðar. Nefndin er sveitarstjórn  til ráðgjafar í skipulags- og umhverfismálum, gatna- og holræsagerð, umferðamálum, ferlimálum fatlaðra, hreinlætismálum, sorphirðu og -eyðingu og vegna skipulagningar almenningsgarða og útivistarsvæða sveitarfélagsins, um rekstur fasteigna í eigu sveitarfélagsins og varðandi brunavarnir og rekstur slökkviliðs. Að öðru leiti starfar nefndin samkvæmt gildandi lögum og reglugerðum um þá málaflokka sem undir hana heyra, ásamt starfsháttum undirnefnda sveitarstjórnar Dalabyggðar.

 

II. Nefndarskipan og réttur til fundarsetu

Sveitarstjórn skal á fyrsta eða öðrum fundi, að afloknum sveitarstjórnarkosningum kjósa fimm fulltrúa í Skipulags- og umhverfisnefnd og jafn marga til vara. Sveitarstjórn kýs formann nefndarinnar, en varaformaður og ritari skulu kosnir af nefndinni á fyrsta fundi hennar. Heimilt er að ráða sérstakan fundarritara utan nefndarinnar en áður skal vera búið að tryggja fjárheimild í sveitarstjórn til þess.

 

Kjörtímabil nefndarinnar er hið sama og sveitarstjórnar.Auk nefndarmanna eiga sveitarstjóri og byggingarfulltrúi rétt til fundarsetu með málfrelsi og tillögurétt. Byggingarfulltrúi er starfsmaður nefndarinnar og situr alla fundi hennar.

 

Starfsmönnum sveitarfélagsins er skylt að sitja fundi Skipulags- og umhverfisnefndar sé þess óskað, nema lögmæt forföll hamli, skulu þau þá tilkynnt formanni nefndarinnar. Skipulags- og umhverfisnefnd er ennfremur heimilt að kalla á fund sinn aðila til viðræðna um tiltekin mál og skal nefndin þá samþykkja viðveru þess sem boðaður er.

III. Hlutverk og verkefni

Skipulags- og umhverfisnefnd er sveitarstjórn til ráðgjafar í verkefnum sem snúa að umhverfis- og skipulagsmálum í víðasta skilningi í sveitarfélaginu. Nefndin fer með þau mál sem heyra undir skipulags- og byggingarlög nr. 73/1997. Ennfremur með mál sem fjalla um mat á umhverfisáhrifum, sbr. lög nr. 106/2000, lög nr. 75/2000 um brunavarnir, auk laga um umhverfismál.

 

Nefndin fer jafnframt með málefni Staðardagskrár 21, mótar umhverfismál í sveitarfélaginu og er ráðgefandi til sveitarstjórnar um þau mál. Nefndin fer með hlutverk náttúruverndarnefndar sbr. lög um náttúruvernd og gróðurverndarnefndar sbr. lög um landgræðslu.

 

Nefndin gerir tillögur til sveitarstjórnar um úrbætur í þeirri starfsemi sem undir hana heyrir.

 

Skipulags- og umhverfisnefnd fer auk þess með önnur þau mál sem sveitarstjórn kann að fela henni.

 

IV. Fundir og starfshættir

Formaður undirbýr nefndarfundi í samráði við byggingafulltrúa. Hann sér um að nefndin sé boðuð til fundar með skriflegu fundarboði ásamt dagskrá, a.m.k. einum sólarhring fyrir fund. Komi upp mál sem krefst skjótrar úrlausnar nefndarinnar getur fyrirvari um fundarboðun verið skemmri.

 

 Skipulags- og umhverfisnefnd skal að jafnaði koma saman fyrir luktum dyrum á fastákveðnum fundartíma, eigi sjaldnar en einu sinni í mánuði. Heimilt er þó að fella niður einstaka fund að mati formanns. Aukafundi skal halda ef sveitarstjóri, formaður nefndarinnar eða a.m.k. tveir nefndarmenn óska þess, enda sé fundarefni tilgreint.  Nefndin getur auglýst einstaka fundi sína opna og/eða staðið fyrir kynningarfundum vegna starfa sinna eða þeirra verkefna sem til umfjöllunar eru hjá nefndinni.

 

Fundur telst lögmætur ef meira en helmingur fulltrúa er mættur á fundinn og getur Skipulags- og umhverfisnefndenga bindandi ályktun gert nema fundur sé lögmætur.

 

Formaður nefndarinnar stjórnar fundum hennar og sér um að allt fari þar löglega og skipulega fram. Samþykktir um stjórn Dalabyggðar og fundarsköp sveitarstjórnar gilda um meðferð mála í  nefndinni, eftir því sem við á. Hann úrskurðar í ágreiningsmálum sem upp kunna að koma út af fundarsköpum en skjóta má úrskurði hans til úrlausnar nefndarinnar.

 

Heimilt er að taka mál til meðferðar í nefndinni þótt ekki sé það tilgreint í dagskrá. Þó er skylt að fresta afgreiðslu slíks máls ef einhver nefndarmanna óskar þess.

 

Mál er afgreitt með því að samþykkja það eða fella, vísa því frá eða vísa því til afgreiðslu byggðaráðs, sveitarstjórnar eða sveitarstjóra og annarra starfsmanna sveitarfélagsins. Nefndin getur vísað málum til umsagnar annarra nefnda eða starfsfólks.

 

Nefndarmaður á rétt á að fá bókaða stutta athugasemd um afstöðu sína til máls, sem til meðferðar er í nefndinni.

 

Fundargerðir nefndarinnar skulu teknar á dagskrá byggðaráðs og/eða sveitarstjórnar og skal það gert svo fljótt sem unnt er að afloknum fundi. Ef fundargerðir innihalda ekki ályktanir eða tillögur sem þarfnast sérstakrar staðfestingar sveitarstjórnar eru fundargerðirnar lagðar fram til kynningar. Ef ályktanir eða tillögur þarfnast staðfestingar byggðaráðsins og/eða sveitarstjórnar ber að taka þær sérstaklega fyrir, enda sé í fundargerð nefndarinnar  skilmerkilega gerð grein fyrir þeirri fyrirætlan, með tillögu til byggðaráðs og/eða sveitarstjórnar þar að lútandi.

 

Nefndinni er heimilt að fresta afgreiðslu máls nema um sé að ræða mál sem að lögum ber að afgreiða fyrir tiltekinn tíma.  

 

Í því skyni að stuðla að hagræðingu, skilvirkni og hraðari málsmeðferð er  heimilt að að ákveða að fela öðrum aðilum en Skipulags- og umhverfisnefndafgreiðslu mála sem ekki varða verulega fjárhag sveitarfélagsins. Afgreiðslum slíkra mála má þó ætíð  skjóta til nefndarinnar, byggðaráðs og/eða sveitarstjórnar. Nefndin setur nánari reglur um notkun slíkra heimilda og skulu þær staðfestar í sveitarstjórn.

 

V. Fundargerðir

Í fundargerð skal getið hvar og hvenær fundur er haldinn og hverjir sitji fundinn. Skrá skal þau mál sem tekin eru fyrir, dagsetningu þeirra, aðila máls og meginefni og hvernig mál er afgreitt. Sé mál ekki afgreitt samhljóða skal greina í fundargerð hvernig atkvæði hafa skipst. Í lok fundar skal fundargerð lesin upp og skulu allir viðstaddir fundarmenn undirrita hana nema menningar- og ferðamálanefnd eða byggðaráð ákveði annað.


 Skipulags- og umhverfisnefnd getur ákveðið að fundargerðir verði skráðar í tölvu. Verði það gert skal bóka í gerðabók nefndarinnar númer fundar, hvar og hvenær fundurinn er haldinn og að fundargerð sé færð í tölvu. Þá skal færa í gerðabók fundarslit og greina blaðsíðutal fundargerða. Viðstaddir nefndarmenn skulu rita nöfn sín, við slit fundar, í gerðabók. Í lok fundarins skal tölvuskráð fundargerð prentuð út og hún undirrituð af fundarmönnum. Einnig skal formaður og a.m.k. einn fundarmanna setja upphafsstafi sína undir hverja blaðsíðu fundargerða sem blaðsíðusettar skulu í áframhaldandi töluröð. Undirritaðar tölvuskráðar fundargerðir skulu reglulega bundnar inn til varanlegrar varðveislu.


Nefndarmaður sem gera vill athugasemd við eitthvert atriði í fundargerð getur undirritað fundargerðina með fyrirvara um það atriði.

 

Trúnaðarmál eru færð í sérstaka trúnaðarbók sem er geymd í læstri hirslu á skrifstofu Dalabyggðar á milli funda. Ritari kemur fundargerðarbók.

 

VI. Eftirfylgni

Skipulags- og umhverfisnefnd hefur með höndum framkvæmd þeirrar stefnu sem mótuð hefur verið á hverjum tíma varðandi skipulags- og umhverfismál í sveitarfélaginu. Formaður og aðrir fulltrúar í Skipulags- og umhverfisnefnd skulu snúa sér til sveitarstjóra til að fylgja eftir þeim ákvörðunum og samþykktum sem ekki eru alfarið á verksviði Skipulags- og umhverfisnefndar að framfylgja.

 

VII. Réttindi og skyldur nefndarmanna

Nefndarmönnum er skylt að sækja alla fundi nefndarinnar, nema lögmæt forföll hamli, svo sem önnur brýnni skyldustörf eða veikindi. Geti nefndarmaður ekki sótt fund skal hann tilkynna forföll til skrifstofu sveitarfélagsins sem sér um að boða varamann. Sé fulltrúi forfallaður um lengri tima skal hann tilkynna eða láta tilkynna forföllin til formanns, og varamaður tekur sæti hans í nefndinni.

 

Hver nefndarmaður á rétt á að koma máli á dagskrá fundar, enda skilar hann efni þess til nefndarformanns. Fulltrúar skulu hafa hag sveitarfélagsins að leiðarljósi við nefndarstörf sín en eru ekki bundnir af öðru en sannfæringu sinni, lögum og samþykktum um stjórn og fundarsköp Dalabyggðar í atkvæðagreiðslu um málefni  í nefndinni.

 

Nefndarmenn og aðrir þeir sem sækja fundi nefndarinnar skulu gæta þagnarskyldu um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna einka- og/ eða almannahagsmuna, samkvæmt lögum eða eðli máls. Þagnarskyldan helst áfram eftir að nefndarmaður lætur af þeim störfum.

 

Fulltrúa ber að víkja af fundi við meðferð og afgreiðslu máls sem varða hann sjálfan, skyldmenni eða nána venslamenn hans svo sérstaklega að almennt má ætla að viljaafstaða hans mótist að einhverju leyti þar af. Honum er þó heimilt að gera stuttlega grein fyrir afstöðu sinni áður en hann víkur af fundi. Nefndarmaður sem veit hæfi sitt orka tvímælis ber að vekja athygli nefndarinnar á því.

 

VIII. Starfsmannamál

Sveitarstjórn ræður starfsmenn sem sinna skipulags- og umhverfismálum í sveitarfélaginu. Sveitarstjórn og sveitarstjóra er heimilt að leita eftir umsögn Skipulags- og umhverfisnefndar áður en ráðið er í stöður. Að umsóknarfresti loknum skal nefndin fjalla um umsóknir eins fljótt og auðið er, og gefa rökstudda umsögn til sveitarstjórnar vegna tillögu um val á starfsmönnum.

IX. Lög og reglugerðir

Erindisbréf þetta byggist á ákvæðum sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 um verkefni sveitarfélaga og starfsemi nefnda á þeirra vegum, stjórnsýslulögum nr. 37/1993 og samþykkt fyrir stjórn og fundarsköp Dalabyggðar.

 

X. Gildistaka

Erindisbréf þetta hefur verið samþykkt í skipulags- og umhverfisnefnd og sveitarstjórn Dalabyggðar þann 27. janúar 2009.

 

Umhverfisnefnd Dalabyggðar